Privacybeleid

---

 Uw privacy is erg belangrijk voor ons. Lees hieronder hoe SportMed omgaat met informatie inzake de flexibele web- en mobiele app technologie-oplossingen alsook traditionele softwareapplicaties, die een breed scala aan functionaliteiten bieden op het gebied van onder andere het registreren en verwerken van fysieke activiteiten en hun voortgang, trainingsbegeleiding, voeding, mentale vitaliteit, coaching, boeking, accountbeheer, en facturatie (gezamenlijk de “Services"). SportMed, meer specifiek, SportMed International bvba, met als maatschappelijke zetel, Sionkloosterlaan 51, 2930 Brasschaat, België, KBO nummer BE0884172024 en bereikbaar via het e-mail adres info@sportmed.international (waarnaar verwezen als “wij”, “onze”, “ons” en “SportMed” in de hierna volgende tekst) erkent dat het belangrijk is uw Persoonsgegevens te beschermen en is toegewijd aan het verantwoordelijk Verwerken van deze Persoonsgegevens alsook andere persoonlijke informatie in overeenkomst met toepasselijke Europese wetten voor de bescherming van informatie. Voordat we de details beschrijven staan we stil bij enkele definities.
 

Definities

In deze Privacyverklaring hebben de volgende begrippen de hieronder omschreven betekenis en worden verwante termen overeenkomstig geïnterpreteerd:

• “Privacyverklaring”: verwijst naar dit beleidsstuk.
• "Consument”: is ieder individu die niet uit naam van een bedrijf of entiteit handelt en onze website of social media bezoekt, gebruik maakt van de Services of een van onze andere diensten die naar deze Privacyverklaring verwijzen.
• “Informatie”: verwijst naar informatie die mogelijk gerelateerd is aan een identificeerbaar natuurlijk persoon. Een identificeerbaar natuurlijk persoon is iemand die direct of indirect geïdentificeerd kan worden, bijvoorbeeld op basis van naam, email-adres of andere specifieke informatie. Een natuurlijk persoon is géén bedrijf.
• “Persoonsgegevens”: informatie die gerelateerd is aan een identificeerbaar natuurlijk persoon. Een identificeerbaar natuurlijk persoon is iemand die direct of indirect geïdentificeerd kan worden, bijvoorbeeld op basis van naam, email-adres of andere specifieke informatie. Een natuurlijk persoon is géén bedrijf.
• “Verwerken”: verwijst naar een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens en Informatie, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
• “Services”: Zie inleiding.
• “SportMed CloudDB”: verwijst naar een database waarin de Informatie wordt opgeslagen. Deze database bevindt zich op een server. De server waarop de CloudDB wordt gehost bevindt zich in een datacenter op Belgisch territorium waarmee SportMed gehouden is aan de Europese  wetten voor de bescherming van informatie.
• “Verwerker”: verwijst naar een bedrijf of entiteit – in de regel zullen dit hoofdzakelijk physical trainers en/of coaches en fitness/sportclubs zijn - dat een professionele verbintenis met SportMed is aangegaan door interesse te tonen in of gebruik te maken van de Services.
• “Trusted Coach”: verwijst naar een Verwerker waaraan u de toegang tot uw Informatie, of toch een deel ervan, verleent via de Services, hetzij permanent, hetzij tijdelijk.

Welke Informatie verzamelen wij en waarom

Welke informatie we precies verzamelen hangt af van welke Services u gebruik maakt/wenst te maken. 

Toegang tot en gebruik van Apps, websites en andere online diensten 

In dat geval bewaren we uw Persoonsgegevens, uw IP- adres en een identificatie van uw browser en computer-type alsook de informatie die u zelf opgeeft (emailadres, telefoonnummer, …), in combinatie met het tijdstip waarop u zich inschreef of heeft aangemeld. Bij het opstarten van een account op een van onze websites of applicaties zullen wij uw Persoonsgegevens en verder verschafte informatie Verwerken om u toegang te verschaffen, om de correcte werking van de website en applicaties te verzekeren, en om te voldoen aan de wettelijke- en beveiligingsvereisten met betrekking tot het gebruik van onze Apps en sites, zoals wachtwoorden, IP-adressen, en browserinstellingen. We verwerken ook Informatie over uw interacties met onze websites om u de beste website-ervaring te bieden. Wij Verwerken onder andere uw voorkeuren en instellingen en verzamelen statistieken die ons helpen onze websites en diensten te verbeteren. Bij het gebruik van onze websites kunnen we Informatie verzamelen met behulp van “cookies”. Cookies zijn kleine bestanden die op uw computer of mobiele apparaat worden opgeslagen. We kunnen sessie-cookies gebruiken, die verlopen zodra u uw webbrowser sluit, en permanente cookies, die op uw computer of mobiele apparaat blijven totdat u ze verwijdert. Beide soorten cookies worden vaak gebruikt om u een effectieve, meer persoonlijke en interactieve ervaring te bieden op onze websites bij huidige en toekomstige bezoeken. We gebruiken cookies ook om het gebruik en de effectiviteit van onze websites te meten en te analyseren. Enkele voorbeelden van Informatie die we verzamelen zijn: aantal gebruikers, tijd besteed op de website en onderwerpen die het meest bekeken worden. Na verloop van tijd biedt deze Informatie waardevol inzicht om de gebruikerservaring te helpen verbeteren. Het verwijderen of weigeren van cookies kan via de instellingen van uw browser. Houdt er rekening mee dat het verwijderen of weigeren van onze cookies kan leiden tot ongemak bij het gebruik van onze websites of diensten. 

Gebruik van de Services/bezoek aan een Verwerker 

Wanneer u een bezoek brengt aan of een afspraak maakt met een Verwerker, wat in hoofdzaak zal zijn, maar zich niet noodzakelijk beperkt tot, om u te laten begeleiden en/of coachen richting gezonde(re) leefstijl en/of het verbeteren van lichamelijke prestaties, dient u deze Verwerker, tijdelijk of permanent als Trusted coach te aanvaarden. U kan het aantal Trusted Coaches beperken tot een enkele Verwerker of meerdere Verwerkers tot Trusted Coach maken via de Services. De Verwerker/Trusted coach kan, met uw instemming, aanvullende informatie verzamelen door middel van metingen, testen bevragingen, … .  Wij Verwerken de Informatie die door u of door de Verwerker in de Services wordt ingevoerd, evenals Informatie over uw gebruik van de Services om ons en de Verwerkers in staat te stellen hun diensten, zoals coaching, persoonlijke training, onderwijs, bedrijfsgezondheids- en welzijnsdiensten, op de best mogelijke manier te verlenen. Wij Verwerken deze Informatie ook om de kwaliteit van de Services te verbeteren en om passende maatregelen te implementeren om de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw Informatie te waarborgen. Een van de vele resultaten van de Verwerking van deze Informatie is dat het ons in staat stelt om onze interacties met u op maat aan te bieden, u te informeren over het algemene en optimale gebruik van de Services en over de ontwikkeling en verbetering van de Services.

 Antwoorden op uw verzoek om Informatie, bestellingen of ondersteuning 

Wij verwerken Persoonsgegevens en Informatie die nodig zijn om aan uw verzoek te voldoen. We verzamelen bijvoorbeeld uw naam en contactgegevens om contact met u op te kunnen nemen en u te kunnen ondersteunen. Verder verzamelen wij Informatie zoals de details over uw verzoek en uw overeenkomst met ons, eventuele factuurstatus en verzoek om uw tevredenheid in onze samenwerking. Dergelijke Informatie wordt Verwerkt voor administratieve doeleinden, ter verdediging van onze rechten en in verband met de relatie tussen u en SportMed. Bezoekersinformatie Wij registreren personen die onze sites en locaties bezoeken en maken mogelijk gebruik van cameratoezicht om veiligheidsredenen en beveiliging van personen en bezittingen, alsmede voor regelgevende doeleinden. Wij behouden ons het recht voor om de diensten onder deze sectie uit te besteden aan een van onze partners. Meer gedetailleerde Informatie over welke Informatie we Verwerken, kunt u vinden onder het hoofdstuk ‘Bewaren van Informatie’. 

Bewaren van Informatie

De Persoonsgegevens en de Informatie wordt opgeslagen in de SportMed CloudDB. Uw Persoonsgegevens en  Informatie worden Verwerkt zolang uw account geactiveerd is. Deactiveren kan op de hieronder aangegeven wijze worden doorgevoerd:

• Als u een Consument bent die met ons in contact treedt via een van de Verwerkers die u als Trusted Coach erkent, bijvoorbeeld een professional zoals een coach, personal trainer, leraar, fitnessclubeigenaar/medewerker of corporate health en wellness provider, kan het deactiveren van uw account op uw verzoek worden gedaan door de Trusted Coach in de Services,
• Als u een Consument bent die direct met ons in contact treedt, kan het deactiveren van uw account in de Services worden gedaan via verwijder mijn account

Nadat uw account is gedeactiveerd, worden de bewaartermijnen van kracht. Deze variëren afhankelijk van het type en de classificering van de Informatie. Aan het einde van de bewaarperiode worden uw Persoonsgegevens automatisch geanonimiseerd.

Uitwisseling van Informatie

In-Service privacy-instellingen 

Voor een optimaal gebruik van de Services raden wij u aan om Informatie te verstrekken in de Services, maar het is uw keuze of u dat wilt. Algemeen gedeelde Persoonsgegevens in de Services zijn voornaam, achternaam, e-mailadres, voorkeurstaal, geboortedatum, geslacht en geboorteplaats. Mogelijk voegt u hier nog andere informatie en/of betaalgegevens aan toe wanneer u betaalde Services wenst te gebruiken. De Services bieden u de mogelijkheid om het delen van uw Informatie in de Services te beperken. U kunt uw privacy instellingen in de Services wijzigen door naar uw accountinstellingen te gaan.

Dochterondernemingen

Als wereldwijde organisatie kunnen wij Informatie delen met onze dochterondernemingen en overdragen naar landen in de wereld waar wij zaken doen. Tussen dochterondernemingen die door SportMed worden gecontroleerd, verlenen wij alleen toegang tot Persoonsgegevens en Informatie op een ‘need-to-know’-basis, noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor dergelijke toegang wordt verleend.

Externe dienstverleners 

In sommige gevallen delen wij Informatie met onze externe dienstverleners om persoonlijke Informatie namens ons te verzamelen, op te slaan, te analyseren en anderszins te Verwerken. Wij maken om verschillende redenen gebruik van deze derden, bijvoorbeeld om ondersteuning te bieden aan onze Verwerkers en Consumenten en om Informatie te hosten en op te slaan. Bovendien gebruiken we ze voor administratieve doeleinden, maar ook voor marketing- en verkoopdoeleinden. Uiteindelijk stellen externe dienstverleners ons in staat om de beste Services te verlenen en aan uw verzoeken te voldoen. Het spreekt voor zich dat we bij het selecteren van externe dienstverleners rekening houden met de manier waarop zij Informatie beveiligen en Verwerken.

Grensoverschrijdende uitwisseling van Persoonsgegevens 

Sommige van onze externe dienstverleners opereren van buiten de Europese Economische Ruimte. Daarom kan het gebeuren dat uw Informatie wordt overgedragen naar een locatie buiten Europa. Wanneer dit gebeurt, worden passende beveiligingsmaatregelen genomen om een adequaat niveau van bescherming van uw Informatie te waarborgen. 

Naleving van wetten en wetshandhaving 

In bepaalde situaties kan het nodig zijn dat wij uw Persoonsgegevens openbaar moeten maken naar aanleiding van wettelijke verzoeken van overheidsinstanties in het kader van een gerechtelijke procedure of een gerechtelijk bevel. Wij kunnen ook Informatie vrijgeven ter verdediging tegen juridische claims en als wij van mening zijn dat dit noodzakelijk is om illegale activiteiten, vermoede fraude, situaties met potentiële bedreigingen van de fysieke veiligheid van een persoon, schendingen van onze serviceovereenkomst, of zoals anderszins vereist door de wet te onderzoeken, te voorkomen of actie te ondernemen. 

Fusie en overname

Als we besluiten om bedrijven in sommige landen te verkopen, te kopen, te fuseren of anderszins te reorganiseren, kan een dergelijke transactie de bekendmaking van Informatie met zich meebrengen. Bij dit soort transacties zullen wij zorg dragen voor passende bescherming van de Informatie. 

Uw rechten

De GDPR stelt u als individu centraal, en geeft u een aantal rechten. Zo heeft u het recht om inzage te krijgen in de gegevens die we over u bijhouden en mag u incorrecte gegevens (laten) aanpassen. Daarnaast kan u er voor kiezen om via de Services gegevens te wissen of ons vragen om gegevens te wissen, en mag u bezwaar maken tegen overdracht van uw gegevens naar derden. Indien u één van deze rechten wil uitoefenen, neemt u best per email of schriftelijk contact met ons op. Houd er rekening mee dat weigering tot het delen van Informatie, gegevenscorrecties, verwijdering van Informatie, het bezwaar maken tegen Verwerking, het beperken van de Verwerking en het intrekken van eerder gegeven toestemming de toegang tot functionaliteiten van de Services en onze andere diensten geheel of gedeeltelijk kunnen verminderen. Via de instellingen van uw browser kan u de "cookies" die u identificeren, wissen. U kan daar ook instellen om helemaal geen cookies te gebruiken. Het kan dan wel zijn dat bepaalde delen van de website of applicatie niet correct werken. Het is wel zo dat uw recht om vergeten te worden, geen voorrang heeft op bepaalde wettelijke of contractuele verplichtingen. 

Het uitvoeren van uw rechten 

Beslis a.u.b. zorgvuldig welke van de onderstaande situaties op u van toepassing is. Beide situaties kunnen op u van toepassing zijn.

• Als u een Consument bent die met ons in contact treedt via een van onze Verwerkers, bijvoorbeeld een professional zoals een coach, personal trainer, leraar, sportschooleigenaar of corporate health en wellness provider, dan kunt u contact opnemen met deze Verwerker om uw rechten uit te oefenen, aangezien deze Verwerker (een deel van) uw Persoonsgegevens beheert en;
• Als u een Consument bent die direct met ons in contact treedt, en u wilt enige van de beschreven rechten uitoefenen, neem dan a.u.b. contact op met info@sportmed.international, aangezien wij in dit geval (een deel van) uw Persoonlijke Informatie beheren.

Bij het uitoefenen van een van uw rechten, maar ook bij elke andere interactie, kunnen wij specifieke Informatie of acties van u verlangen om uw identiteit te bevestigen. Dit is een veiligheidsmaatregel om ervoor te zorgen dat Persoonlijke Informatie niet wordt verstrekt aan een persoon die geen recht heeft om uw Persoonlijke Informatie te ontvangen.

Klachten

Als u een klacht wilt indienen met betrekking tot deze Privacyverklaring of onze werkwijzen in verband met uw Persoonsgegevens, neem dan contact met ons op via: info@sportmed.international. Indien u van mening bent dat uw rechten geschonden zijn, ontevreden bent over de behandeling van een klacht of u het niet eens bent met het besluit dat wij voor ogen hebben, kan u klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit. Voor België is dat de Privacy Commissie. 

Informatiebeveiliging

Wij erkennen en nemen onze verantwoordelijkheid serieus om uw Informatie die u aan ons toevertrouwt te beschermen. Door het implementeren van redelijkerwijs adequate veiligheidsmaatregelen en het gebruik van beveiligingstechnologieën en organisatorische procedures willen wij uw Informatie beschermen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang. We gebruiken bijvoorbeeld beveiligde servers, gebruiken firewalls, versleutelen Informatie en beperken de toegang tot Persoonlijke Informatie door werknemers. 

Wijzigingen aan deze Privacyverklaring

Onze diensten, met inbegrip van de Services, zijn voortdurend in ontwikkeling en deze diensten kunnen van tijd tot tijd worden gewijzigd zonder voorafgaande kennisgeving. Om deze reden behouden wij ons het recht voor om deze Privacyverklaring aan te vullen of anderszins te wijzigen en zullen wij u op de hoogte stellen wanneer er belangrijke wijzigingen in deze Privacyverklaring worden aangebracht. We zullen bovenaan of onderaan de Privacyverklaring aangeven wanneer de Privacyverklaring het laatst is bijgewerkt. De nieuwe Privacy zal van kracht zijn op het moment van plaatsing. Door toegang te blijven houden tot of gebruik te blijven maken van de Services of een van onze andere diensten, gaat u ermee akkoord gebonden te zijn door de herziene Privacyverklaring nadat de wijzigingen van kracht zijn geworden. 

Hoe kunt u contact met ons opnemen

Als u vragen heeft over deze Privacyverklaring kunt u contact met ons opnemen via e-mail op info@sportmed.international

Voor het laatst gewijzigd op 6 november 2018